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Outlookの署名機能を使って定型文を作成する はじめに Outlookにはクイックパーツという定型文を登録する機能があるが、登録後の定型文を編集するGUIがないなど、使いづらい。 他の手段として、VBAやフリーの定型文ツールを利用する方法もあるが、セキュリティの関係で利用できないケースもある。 Outlookには署名の雛形を保存する機能があり、この機能を利用することで、定型文を作成できる。 本記事では、Outlookの署名機能を使って定型文を作成する方法を記載する。 署名を使って定型文を登録 定型文を登録する 「新しいメール」をクリックし、メールメッセージ作成画面を開く 「挿入タブ」 → 「署名」 → 「署名(S)」をクリックし、署名登録画面を開く 「新規作成」をクリックし、署名の名称を入力して、「OK」をクリック 定型文を編集する 署名登録画面から編集する署名を選択 署名編集欄に定型文を入力する 「保存」をクリック 「OK」をクリック 定型文を挿入する 「署名」から登録した署名を選択 メッセージ欄に定型文が挿入されることを確認 定型文ファイルの保存先の確認 登録した署名ごとに定型文ファイルが以下に保存される。 <C:\Users\ユーザ名\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures> ファルダ内のhtm、rtf、txtファイルを編集することで、署名内容の変更も可能。 クリックパーツを使用した場合との比較 メリット 定型文の登録・編集をGUIで行うことができるので、メッセージの編集がしやすい 定型文ファイルを他のPCにコピーすることで、他のPC上のOutLookでも利用可能 デメリット 署名なので、挿入できる定型文は一つだけ ※ 例えば、「パスワード周知」、「会議連絡」という定型文を同時に使用することはできない